Todo管理板を作った話②管理板の使い方

こんにちは。めいです。

昨日、Todo管理板を作った話を書きました。

may-work-autonomous.hatenablog.com

きょうは、Todo管理板をどのように使っているかの説明をしていこうと思います。

目次

Todo管理板の構成

まずは、Todo管理板がどんな構成になっているのか説明しますね(●´ω`●)

白い部分はホワイトボードになっていて、マスキングテープで縁取りをしてあります。

細かい作り方は明日説明するのですが、このTodo管理板、鉄板にホワイトボードシートを貼っただけなのです( ^_^ ;)

鉄板の端が鋭くて手を切りそうになるので、マスキングテープを貼っています。

 Todoを書いて貼ってあるのは100均で買った磁石シートです。

次は、どんなふうに使い分けているか、エリアごとに説明します(*ﾟ∀ﾟ)

①左エリア

きょうやることを貼っておくメインのエリアです。上から優先度が高い順に貼ってあります。

②中央左エリア

やりたいことのうちその日のスケジュールには入れられなかったものを貼っておくエリアです。

時間が余ったときにすぐスケジュールに組み込めるように、メインエリアのすぐ近くに貼っています。

時間が余ることは滅多にないんですけどね(^_^;)

③中央右エリア

思いついたことをメモするスペースにしています。Todoだけでなく、突然思いついたブログのネタなんかも書いたりします(；´∀｀)

すぐメモしないと本当に忘れるんですよね(-_-;)

ホワイトボードマーカーは、磁石でくっつけられるタイプのものを使っています。

裏側にくっ付けてあるので、場所を取らず、すぐに取り出せるようになっています(*ﾟ∀ﾟ)

④右エリア

このエリアには、月の目標と、月に1回やること、週に1回やることを書いて管理しています。

Todo管理板の使い方

使い方は簡単で、Todoを書いた磁石を優先度順に貼っているだけです(；´∀｀)

これを上から順番にこなしていき、終わったら磁石を裏返します。

磁石に書いておくと、優先順位を決めるときに動かしながら考えられるのでとても楽ちんです。

工夫①やったかやってないかひと目で分かるシステム

こちらの磁石は、100均で買った裏表書けるものを使っていて、表に黒、裏に赤でTodoを書いてあります。

やり終わったら裏返して赤いほうにしておくことで、やったかやってないかがすぐ分かります。

このシステムは、日々のTodoの管理よりも、月1、週1のTodoの管理に役立っています。毎日やるわけではないTodo、私はやったかどうかを忘れてしまいがちでした(-_-;)

このシステムだったらひと目で分かるので安心です( ･`ω･´)

ひっくり返すのを忘れたら意味なくなるんですけどね(；´∀｀)そこは頑張って運用しています(笑)

工夫②付箋も活用する

このTodo管理板には、付箋も活用しています。

具体的には、1回しかやらないタスクは付箋に書いて、磁石に貼って管理するようにしています。

上記画像にあった磁石に書いてあるタスクは、何回も繰り返しやるようなタスクです。このようなタスクは磁石を作っておいたほうが楽なのですが、1回しかやらないタスクに関しては、それだけのために磁石を作るのはもったいないですよね(´・ω・`)

かといって、Todoに組み込まないわけにもいきません(； ･`ω･´)

そこで考えついたのが磁石に付箋を貼る方法です。

Todoを書いた磁石の他、何も書いていない磁石をいくつか用意しておきます。

付箋に1回だけのタスクを書いたものを、この磁石に貼り付けます。

これで他の磁石と同じように動かせます(●´ω｀●)

最初は付箋をそのまま貼っていたのですが、粘着力が弱まってはがれたり、優先順位を変えたいときにはがすのが手間だったりと、使い勝手がよくなかったのでこの方法を採用することにしました(*ﾟ∀ﾟ)

Todoを確実にこなすための工夫

Todo管理板のTodoを確実にこなすために気をつけていることがあります。

それは、

①優先順位は前日に決めておく

②決めた優先順位は基本変えない

です。

これはどちらも考える時間を生じさせないための工夫です。

なぜ、考える時間を生じさせない工夫が必要なのでしょうか。

最速でTodoをこなす方法

最速でTodoをこなす一番効果的な方法は、「止まらずに動き続けること」です。

乗り物もそうですが、人間も、止まったら動き出すのが億劫になりますし、動いている途中に止まるのも割と大変ですよね(´・ω・`)？

もちろん休憩は必要ですが、何かやり始めたら止まらずにやり終えるのが最速です。

動き続けるのを邪魔する「考える時間」 

しかし、止まらずに動き続けることを邪魔するものがあります。それが「考える時間」です。

この記事を読んでくださっている方の中で、「動きながら考えられる」という方はいますか。

「そんなの簡単だわ」という方は全然いいのですが、ほとんどの方は「動きながら考える」ということはできないのではないかなと思います。

考えると動きは止まるんですよ(； ･`ω･´)

ですから、止まらずに動き続けてTodoを最速でこなすためには、動いている途中に考える時間があってはいけないのです。

 優先度の高いものに迷わず取り組む

以上のような理由から、考える時間を生じない工夫が必要になります。

優先順位を決めたり変えたりする際には、「考える時間」が生じてしまいますよね？

上記①、②の工夫は、優先順位の決定や変更を動いている途中にしなくても済むようにしておくための工夫というわけです(｀・ω・´)

こうすることで、「考える時間」の発生を最小限にすることができます。

優先順位は事前に決めておき、できるだけ途中で変更しない。

メインエリアの一番上に貼ってあるものに迷わず取り組むことが大切です( ･`ω･´)

おわりに 

 きょうは、Todo管理板の使い方についてご紹介しました。

大枠の使い方は決まっていますが、もっと使いやすくできないかはいつでも研究中です(；´∀｀)

使いながら考えていこうと思っています(●´ω｀●)

明日はTodo管理板の作り方をご紹介しますね(*ﾟ∀ﾟ)

きょうはこれでおしまいです。

また来てくださいね！